Kiedy emitent może spodziewać się listy akcjonariuszy na WZ, jeśli upłynął dzień rejestracji?

Zgodnie z art. 406-3 § 8 Kodeksu spółek handlowych KDPW udostępnia spółce publicznej wykaz akcjonariuszy (przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej) nie później niż na tydzień przed datą walnego zgromadzenia.

Zgodnie z zapisami Szczegółowych Zasad Działania KDPW (§ 192 e) Uczestnicy mogą przesyłać skorygowaną informację o akcjonariuszach nie później niż do godziny 12.00 w dniu poprzedzającym ostatni dzień poprzedzający dzień terminu wskazanego w ww. art. 406 KSH.

Po upływie tego terminu Krajowy Depozyt sporządza zbiorczy wykaz osób uprawnionych do udziału w walnym zgromadzeniu i udostępnia go na swojej stronie internetowej dedykowanej emitentowi.

Na stronie www.kdpw.pl zamieszczone są szczegółowe opisy i instrukcja obsługi dotycząca pobierania wykazów akcjonariuszy uprawnionych do WZ. Zachęcamy do zapoznania się z Regulacjami KDPW oraz materiałami zamieszczonymi na naszej stronie internetowej w zakładce Informator dla Emitentów / Emitenci krajowy - obsługa WZ, które szczegółowo opisują cały proces obsługi Walnych Zgromadzeń.

Czy lista akcjonariuszy uprawnionych z akcji zdematerializowanych, którą Spółka pobrała ze strony KDPW może do dnia Walnego Zgromadzenia jeszcze się zmienić, czy jest to lista ostateczna?
Krajowy Depozyt z mocy nowych przepisów KSH (obowiązujących od dnia 3.08.2009) uczestniczy w procesie sporządzania i udostępniania krajowym spółkom publicznym wykazów osób uprawnionych do uczestnictwa w ich walnych zgromadzeniach w sposób uregulowany w Dziale 10 Szczegółowych Zasad Działania KDPW (§ 192a-192g).
Odnośnie udostępnionej już emitentowi przez KDPW listy, należy przyjąć, że jest to pełny wykaz akcjonariuszy, sporządzony zgodnie z przepisami, na podstawie otrzymanych od podmiotów prowadzących rachunki papierów wartościowych (czyli biur maklerskich) wykazów osób uprawnionych przekazanych do KDPW w sposób oraz terminie określonym w Szczegółowych Zasadach Działania.

W kwestii uznania przez emitenta lub nie akcjonariusza legitymującego się imiennym zaświadczeniem o prawie uczestnictwa w WZ odsyłamy do
Rekomendacji dla uczestników rynku dot. kwestii zmian w KSH od 3.08.2009 r.

Jakie informacje należy wpisać w pole "czas WZ", które jest w zakładce "nowe zdarzenie WZ"?
W pole "czas WZ" powinna być wpisana godzina rozpoczęcia Walnego Zgromadzenia spółki.

Jak długo trwa proces rejestracji emitenta na stronie dedykowanej dla emitentów (w założeniu, że emitent dostarczy pisemne oświadczenie tego samego dnia, w którym otrzyma potwierdzenie o przyjęciu zgłoszenia do realizacji)?
Czas rejestracji zależy od weryfikacji poprawności złożonego przez emitenta oświadczenia; weryfikacja ta dotyczy głównie sprawdzenia poprawności złożonych podpisów pod danym oświadczeniem - czy zostały złożone zgodnie z reprezentacją spółki i czy podpisy są zgodne z posiadaną przez KDPW kartą wzorów podpisów osób upoważnionych do reprezentowania spółki.

Zazwyczaj jest to dokonywane w ramach tego samego dnia co dostarczenie do KDPW oryginału poprawnego oświadczenia, wskazującego numer zgłoszenia certyfikacyjnego oraz odpowiedni kod aktywacyjny.

Po sprawdzeniu poprawności ww. oświadczenia, Administrator Systemu niezwłocznie dokonuje akceptacji otrzymanego wcześniej zgłoszenia i przesyła na stosowny adres mailowy wiadomość dotyczącą pobrania certyfikatu.

Można przyjąć, że proces ten może zostać zamknięty w ciągu jednego dnia (jeśli poprawne oświadczenie zostało złożone do KDPW w godzinach przedpołudniowych). Należy zwrócić uwagę, że w przypadku wykrycia niezgodności np. co do podpisów, wymagane będzie dostarczenie przez emitenta aktualnego odpisu z KRS oraz aktualnej karty wzorów podpisów, co może przedłużyć ten proces.

Czy w przypadku braku rejestracji emitenta na stronie dedykowanej dla emitentów istnieje inny tryb postępowania w przypadku organizacji WZA (chodzi o przesyłanie informacji pomiędzy emitentem a KDPW, np. informacji o organizacji NZW przez emitenta)?
Przekazanie informacji do KDPW następuje poprzez wypełnienie i wysłanie poprzez stronę internetową Krajowego Depozytu zamieszczonego na niej formularza zgłoszeniowego. Jest to jedyny sposób przekazania do KDPW tej informacji.

Emitent logując się na swoim profilu i wprowadzając w formularzu dane dotyczące ogłoszonego WZ rejestruje w ten sposób zdarzenie, z którego potem (w terminie nie później niż na tydzień przed WZ) będzie mógł pobrać plik z wykazem akcjonariuszy uprawnionych do udziału w danym WZ; brak rejestracji takiego zdarzenia przez emitenta uniemożliwiałby pobór tego pliku.

Emitent powinien stosownie wcześniej, przed dokonaniem ogłoszenia o zwołaniu WZ, przejść procedurę uzyskania dostępu do Systemu WZ, tak aby niezwłocznie po jego dokonaniu, wprowadzić (przekazać do KDPW) informacje o zwołanym WZ, za pośrednictwem dedykowanej emitentom witryny internetowej.

Po akceptacji formularza rejestrującego zgłoszenie certyfikacyjne nie pojawia się strona wyświetlająca kod aktywacyjny
Przyczyną jest brak spełnienia wymaganych warunków technicznych dla stacji klienckiej. Zgodnie z instrukcją obsługi minimalne wymagania techniczne to:

System operacyjny:

• Windows XP lub Vista z najnowszym Service Pack
• Uprawnienia pozwalające na zapis do magazynu certyfikatów Windows
• Zainstalowana kontrolka xenroll.dll (domyślnie instalowana jest podczas instalacji systemu w katalogu C:\windows\system32) lub certenroll.dll dla Windows Vista

Przeglądarka www:

• Microsoft Internet Explorer w wersji 6.0 lub nowszej
• Włączona obsługa "cookie"
• Uprawnienia pozwalające na uruchomienie kontrolki ActiveX XEnroll firmy Microsoft

Jak pobrać listę osób uprawnionych do udziału w walnym zgromadzeniu?
Po odebraniu wiadomości pocztowej z KDPW, informującej o udostępnieniu listy, należy zalogować się do systemu "Obsługa WZ". Po zalogowaniu, w oknie głównym programu należy odszukać zdarzenie dla którego wygenerowano listę. Z prawej strony, w tym samym wierszu powinna pojawić się ikonka o symbolu spinacza. Ikonka informuje użytkownika o możliwości pobrania listy. W celu pobrania pliku należy w sekcji "Szczegóły zdarzenia", znajdującej się w dolnej części okna głównego, wybrać opcję PDF lub XML. Po pewnym czasie powinno pojawić się okienko z prośbą o akceptację oświadczenia. W dalszym kroku należy zapisać plik na dysk.

W przypadku kiedy nie pojawia się nowe okienko, należy sprawdzić czy nie jest włączona opcja "Blokowanie wyskakujących okienek" w przeglądarce Internet Explorer. Należy dodać witrynę "https://wz.kdpw.pl" do zaufanych, wtedy w przyszłości nie będzie blokowana.
W przypadku braku możliwości zapisania pliku lub jego odczytania należy skontaktować się z lokalnym administratorem.

W jakiej formie wysłać oświadczenie do wniosku certyfikacyjnego?
Oświadczenie potwierdzające złożenie wniosku certyfikacyjnego należy wysyłać w formie pisemnej na adres pocztowy KDPW. Pismo musi być przesłane w oryginale i zawierać podpisy osób, których wzory znajdują się na karcie wzorów podpisów w KDPW