Pomiń polecenia Wstążki
Przeskocz do głównej zawartości
Nawiguj w górę

Fakturowanie

 

webGIR - przesyłanie faktur drogą elektroniczną i self-billing


System webGIR spełnia wymogi niezbędne do bezpiecznego i zgodnego z przepisami prawa podatkowego dotyczącego podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur drogą elektroniczną, prawa do odliczania podatku należnego z faktur udostępnianych drogą elektroniczną oraz prawidłowości akceptacji faktur wystawianych przez nabywcę towaru. System webGIR umożliwia wymianę faktur poprzez stronę internetową.

webGIR umożliwia w zakresie fakturowania:
  • dostęp uprawnionym pracownikom członka GIR do danych związanych z fakturowaniem,
  • pobieranie danych do faktur w formacie XML, MS Excel,
  • przesyłanie faktur w formie elektronicznej,
  • realizację self-billingu.

Główne korzyści płynące z wdrożenia nowego rozwiązania:

  • dane umożliwiające wystawienie faktur są dostępne w każdym momencie przez stronę WWW;
  • możliwość umieszczania przez członków GIR KDPW własnych faktur (w formacie PDF) wystawionych dla GIR KDPW;
  • faktury dostępne są dla członków GIR KDPW natychmiast po ich wystawieniu przez KDPW;
  • natychmiastowe dostarczenie faktur  – możliwość zamknięcia miesiąca nawet ostatniego dnia danego miesiąca;
  • brak kosztów związanych z obsługą, drukowaniem, przesyłaniem faktur w sposób standardowy – oszczędność czasu i pieniędzy;
  • kontrola przez członka GIR KDPW na każdym etapie wystawiania faktury w ramach samofakturowania(self-billingu) - faktury wystawiane przez KDPW w imieniu członka GIR KDPW;
  • możliwość wyboru odpowiedniej opcji fakturowania i wymiany faktur zgodnie z potrzebami członka GIR KDPW;
  • dowolność (zgodnie z preferencją członka GIR KDPW) przechowywania i archiwizacji faktur w formie elektronicznej (PDF) lub w formie wydruków papierowych;
  • dobrowolność i dowolny czas przystąpienia do systemu;

Główne cechy systemu webGIR:

  • Wymiana faktur w systemie webGIR oparta jest o dedykowaną stronę internetową na której zamieszczane/udostępniane są faktury oraz zapisywane wszystkie informacje dotyczące zaakceptowania i pobrania faktury przez upoważnione osoby.
  • Każdy członek GIR KDPW może upoważnić dowolną ilość swoich pracowników do obsługi systemu. Osoby te mogą mieć różny poziom dostępu do systemu np. jedynie do podglądu danych, do umieszczania faktur, do odbioru faktur lub do ich akceptowania.
  • Każda osoba posiadająca dostęp do systemu webGIR otrzymuje na adres e-mail powiadomienia o zamieszczeniu nowych faktur w systemie.
  • System generuje własną numerację faktur dla samofakturowania, jednakże na fakturach może zostać wprowadzona numeracja obowiązująca u członka GIR KDPW. Numeracja jest niezależna dla każdego członka GIR KDPW.
  • Na każdej fakturze wystawionej w ramach samofakturowania (self-billingu) umieszczanej w systemie webGIR znajduje się informacja o przekazaniu jej w formie elektronicznej oraz o dacie, godzinie i nazwiskach osób, która fakturę zaakceptowały i odebrały. Na fakturze znajduje się także informacja o fakcie jej wystawienia przez KDPW S.A. w imieniu i na rachunek członka GIR KDPW.
  • Na każdej fakturze wystawionej przez KDPW umieszczanej w systemie webGIR znajduje się informacja dotycząca o przekazaniu jej w formie elektronicznej oraz o dacie, godzinie i nazwisku osoby, która fakturę odebrała.
  • Członek GIR KDPW może zweryfikować poprawność faktury wystawionej przez niego z danymi zawartymi w systemie webGIR, dzięki czemu eliminuje się błędy związane z wystawianiem faktur w sposób tradycyjny. Aby wystawić fakturę członek GIR KDPW może również skorzystać z szablonu faktury przygotowanego przez KDPW wypełnionego wszystkimi danymi biznesowymi. Upoważniona osoba musi jedynie uzupełnić szablon o swój numer faktury z własnego systemu fakturującego.
  • Wszystkie informacje potwierdzające fakt dostarczenia faktury w sposób elektroniczny lub wystawienia faktury przez KDPW w ramach samofakturowania, znajdują się na fakturze. Dzięki takiemu rozwiązaniu członek GIR KDPW nie musi prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji potwierdzających sposób i czas przekazania faktur lub ich zatwierdzenia przez jego upoważnionych pracowników.
  • Z punktu widzenia członka GIR KDPW, korzystanie z systemu webGIR nie nakłada nowych obowiązków a wręcz przeciwnie, wszystkie informacje i dane znajdują się w jednym miejscu a dostęp do danych poprzez internetową stronę webGIR umożliwia odszukanie ich w sposób szybki i prosty w każdym momencie.

Możliwe opcje sposobu fakturowania i wymiany faktur do wyboru przez członka GIR:

  • Po podpisaniu oświadczeń, KDPW udostępnia swoje faktury sprzedaży na stronie www.kdpw.pl w zakładce GIR, a członkowie GIR zamieszczają na tej stronie swoje faktury, korzystając z dwóch wariantów:
           - zamieszczają na stronie internetowej wystawione przez siebie faktury w formacie PDF,
           - wystawiają fakturę wykorzystując przygotowaną propozycję faktury, w której wypełniają jedynie datę i numer faktury.
  • Wystawianie faktur za członka GIR w ramach self-billingu po podpisaniu akceptacji wymiany faktur drogą elektroniczną oraz podpisaniu umowy upoważniającej KDPW jako nabywcę towarów do wystawiania faktur w imieniu i na rachunek członków GIR będących dostawcami towarów. Na jej podstawie KDPW wystawia za członków GIR faktury, które są zamieszczane na stronie internetowej. Członek GIR, jeżeli zgadza się z treścią faktury zaznacza odpowiedni check-box przy fakturze oznaczający akceptację jej treści. W ramach self-billingu każdy członek GIR posiada odrębną numerację faktur.
  • Wymiana faktur poprzez wysyłkę pocztową na dotychczasowych zasadach.

Dokumenty do pobrania:

Wzór akceptacji dotyczący przesyłania  faktur przez członka GIR w formie elektronicznej 
Wzór akceptacji dotyczący udostępniania faktur przez KDPW S.A. w formie elektronicznej
Wzór umowy upoważniającej KDPW S.A. jako nabywcy towarów do wystawiania faktur w imieniu i na rachunek członków GIR będących dostawcami towarów - self-billing 
Wzór faktury wystawianej przez KDPW w ramach umowy self-billingu 
Interpretacja indywidualna Ministra Finansów
Ostatnia aktualizacja:07-08-2014 Do góry