Zasady fakturowania w związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Informujemy, że Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. oraz KDPW_CCP S.A. (dalej: Spółki GK KDPW lub Spółki), od dnia 1 lutego 2026 r. będą zobowiązane do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF).

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do m.in.: wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej również: faktury KSeF). Wystawianie faktur w KSeF, z określonymi w ustawie o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) wyjątkami, stanie się obowiązkowe:
 

• od dnia 1 lutego 2026 r. dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od dnia 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników z wyjątkiem podatników, u których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą udokumentowaną fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł (dla nich obowiązek ten wejdzie w życie 1 stycznia 2027 r.).

Jednocześnie wszyscy przedsiębiorcy i osoby prawne – niezależnie od wielkości – będą zobowiązani do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF już od dnia 1 lutego 2026 r. (jeśli w związku z nabyciem towarów lub usług posłużą się numerem identyfikacji podatkowej (NIP)).

W nawiązaniu do powyższego przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez Spółki GK KDPW, które to będą miały zastosowanie od dnia 1 lutego 2026 r.
 
Wystawianie faktur przez Spółki GK KDPW
 

• KSeF nie będzie wysyłał automatycznych powiadomień o wystawionych fakturach; każdy z nabywców zobowiązanych do stosowania KSeF będzie więc we własnym zakresie pobierał faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z KSeF.
• Spółki GK KDPW nie będą co do zasady informować kontrahenta o wystawionej w KSeF fakturze oraz nie będą udostępniać wizualizacji tej faktury dla usługobiorców posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski, lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, które uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.
  
  Wyjątek stanowi usługa nadawania kodów LEI świadczona zgodnie z „Regulaminem rejestrowania oraz utrzymywania przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. kodów identyfikujących podmioty prawne” oraz usługa udostępniania danych świadczona zgodnie z „Regulaminem odpłatnego udostępniania przez KDPW danych referencyjnych i statystycznych GK KDPW”, w przypadku których wizualizacja faktury wraz z nadanym numerem KSeF udostępniana będzie użytkownikowi tej usługi, na zasadach dotychczas obowiązujących.

• W przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych Spółki GK KDPW będą udostępniać wizualizację faktury KSeF w taki sposób, jak dotychczas uzgodniony z nabywcą.
  
  Przyjmujemy, że adresy e-mail wskazane w złożonych przez Państwa oświadczeniach w sprawie akceptacji stosowania faktur elektronicznych, są nadal adresami właściwymi dla potrzeb udostępniania Państwu faktur w postaci wizualizacji wystawionej w KSeF.
  
  W przypadku potrzeby aktualizacji danych zawartych w oświadczeniu, w tym w szczególności zmiany adresu e-mail, na który ma być przekazywana faktura, konieczne jest złożenie nowego oświadczenia.
  Wzór oświadczenia: UE1_KSeF Oświadczenie w przedmiocie akceptacji stosowania faktur elektronicznych (KDPW)
• W przypadku awarii całkowitej KSeF Spółki GK KDPW będą przesyłać faktury w postaci faktury elektronicznej lub w postaci wydruku. Przyjmujemy, że adresy e-mail wskazane w złożonych przez Państwa oświadczeniach w sprawie akceptacji stosowania faktur elektronicznych, są adresami właściwymi dla potrzeb przesyłania Państwu faktur elektronicznych w razie awarii całkowitej KSeF.
  
  W przypadku potrzeby aktualizacji danych zawartych w oświadczeniu, w tym w szczególności zmiany adresu e-mail, na który ma być przekazywana e-faktura, konieczne jest złożenie nowego oświadczenia.
  Wzór oświadczenia: UE1_KSeF Oświadczenie w przedmiocie akceptacji stosowania faktur elektronicznych (KDPW)
• Nadrzędne Jednostki Samorządu Terytorialnego (Nabywca usługi wskazany w strukturze faktury, jako Podmiot 2), wyrażający wolę uwzględnienia na fakturze danych Jednostki podrzędnej występującej w roli Odbiorcy tzw. Podmiot 3, składa stosowne oświadczenie.
  Wzór oświadczenia: UE1_KSeF_JST Oświadczenie w przedmiocie zgłoszenia danych Jednostki Samorządu Terytorialnego
• Moment wystawienia i moment otrzymania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będą ustalane zgodnie z przepisami ustawy o podatku VAT.

 Odbieranie faktur przez Spółki GK KDPW
 

• Prosimy nie przysyłać od dnia 1 lutego 2026 r. wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej ani w pliku PDF na dotychczasowy adres e-mail dedykowany do przesyłania faktur, jeżeli faktura została wystawiona w KSeF.
• W przypadku wystawienia faktur dla KDPW S.A. w trybie awarii całkowitej KSeF prosimy o ich przesyłanie na adres kdpw@kdpw.pl.
• Załączniki do faktur, które nie będą załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. nie będą stanowić integralnej części faktury i nie będą doręczone przy użyciu KSeF) prosimy przesyłać na adres: kdpw@kdpw.pl. W tytule wiadomości email należy dodać KSeF ID (numer faktury nadanej w KSeF). Jest to warunek konieczny do prawidłowego zidentyfikowania i powiązania załącznika z fakturą.
• Moment wystawienia i moment otrzymania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będą ustalane zgodnie z przepisami ustawy o podatku VAT.